決済方法によって受注メールの内容を変更 -カラーミーショップ編

カラーミーショップ

こんにちは。
現役ネットショップオーナー兼コンサルタントのみなこです。

ネットショップでは注文が入ると、通常まず「注文確認メール」が自動送信され、そのあと実際に店側で注文内容を確認してから「受注メール」を手動で送ります。

今日は読者の方よりこの「受注メール」についてご質問をいただきましたので、それにお答えするかたちで記事を書きたいと思います。

決済方法によって受注メールの内容を変更できませんか?

お問い合わせ内容:

こんにちは。

私はカラーミーショップでネットショップを始めたばかりなのですが、受注メール作成でつまづいてしまいました。

マニュアルの通りに作成してみたのですが、私のショップでは用意している決済方法が多いため、その説明文を全て書き込むとどうやっても相当な長文になってしまうのです。

もしお客様が選んだ決済方法ごとに受注メールの内容を変更できればこのような悩みもなくなるのですが、、カラーミーショップに問い合わせしてみるとそのような方法は現段階ではないとのこと。

やはり、どんな場合にでも使える「万能なテンプレート」を1つ作っておくのが一番の得策なのでしょうか。

- Kさん

 

Kさん、この度はお問い合わせをありがとうございます。

まず今回の質問について、着眼点がとても素晴らしいです!

はっきり言ってしまうと、仮に受注メールが見づらいものになっていたとしても、店舗側である私たちにとっては何の不便も不都合もありません。

でもお客さんにとってこれは見づらいのではないか、もっとわかりやすくしてあげられないか、という思いやりから今回の問い合わせをして下さったわけですね。

ではここから、その解決法をご説明していきたいと思います。

 

マニュアル通りに作った受注メール

この問い合わせを受けて、実際に私自身色々なサイトで受注メールのテンプレートを検索してみました。

多少の違いはありますが、紹介されている受注メールの例はおおよそこのような感じです。

受注メールの例

XXXXX 様
このたびは「XXXXショップ」でお買い物いただき、誠にありがとうございます。
こちらのメールをもって、ご注文を承りました。
以下の入金方法と注文内容についてご確認ください。

【クレジットカード決済 を選択いただいた方へ】
決済手続きの確認後、入金確認メールをお送りいたします。今しばらくお待ちください。

【代引き を選択いただいた方へ】
そのまま発送準備に入ります。発送をおしらせするメールを後日お送りしますので、もうしばらくお待ちください。

【振込 を選択いただいた方へ】
購入いただいた商品のお振込み先についてご案内いたします。
お買い上げ総合計金額を、以下の振込先へご入金ください。
ーーーーー
店番:XXXXX
預金種類:XXXXXX
口座番号:XXXXXX
口座名義:XXXXXX
ーーーーー

—— 購入者の住所・配送先・注文情報が入る ——

ご入金が確認でき次第、順次発送いたします。

引き続き「XXXXショップ」をどうぞよろしくお願いします。

◯◯商店
〒000-0000
東京都渋谷区0000番地
mail:000@0000000.jp
tel:00-0000-0000

 

マニュアルによって多少の違いはあれど、それに沿って作るとおおよそこのようになります。

全ての決済方法の説明文を1つのメールにまとめ、どのお客さんに対してもこれを送ればOK!というわけですね。

 

これでバッチリ!!・・のはずが?

一見これで解決のように思えますが、ここに実際の内容を当てはめてみると事情は全く変わります。

もし自分のお店が決済方法をたくさん用意していたとしたら・・・?

しかもそれぞれの決済方法ごとに細かい説明文を用意したかったとしたら・・?

実際のメールの長さはこれよりももっと長くなっていきます。
そうなれば、お客さんは自分に関係のある個所を見つけるだけでも大変。

 

また配送や納期についての重要な説明を入れたいとき、
メール上部に入れればますます見づらくなりますし、だからと言ってメールの下部に記載すればただでさえ長い文章を一体誰が最後まで読んでくれるでしょうか。

 

このように「全てのお客様に対応できる1つの文章」を作ろうとすると、実際には思いのほか大変な作業となるのです。

その証拠にカラーミーショップの助け合いの掲示板でもこの問題を解決したい、という質問がとても多いのです。

ではどのように対処すればよいのでしょうか。

 

エクセルシートで受注メールを作成する

私がおすすめする方法は、エクセルを使う方法です。

決済方法ごとにシートを分ける

メール画面

このようにエクセルを用意し、受注メールに記載したい内容を、決済方法ごとにシートを分けて記述します。

 

受注管理画面でソートして送信する

決済方法

次に受注管理画面に行きますと決済方法ごとにソートができますので(この画面はカラーミーショップの場合の例)、

〇クレジットカードのお客さんを抽出してエクセルシート「クレジットカード」の内容を全員に送信

〇銀行振り込みのお客さんを抽出してエクセルシート「銀行振り込み」の内容を全員に送信

という風にしていけばそれほど手間はかかりません。

↓↓その際このように、注文内容の上に入れるようにします↓↓

 

もし余力があるならば・・

ちなみに、お客さんが銀行振り込みを選んでいる場合、

お買い上げ総合計金額を、以下の振込先へ5日以内にご入金ください。」のように受注メールに記載するお店が大半ですが、

もし余力があるならば、お客さんのためにぜひ次のようにしてあげてください。

これは受注メールを開いた瞬間に振込先、金額、入金期限がすぐに目に入る記述方法です。

「お買い上げ総合計金額を振り込んで下さい。」と言うとお客さんには長いメールの文章の中から合計金額の書かれた部分を探す手間が発生しますし、
「5日以内に振り込んで下さい」というと具体性がなく忘れられやすいです。
「X月X日までに」と伝える方が確実に頭に残りやすいのです。

ですが、この振込金額の部分は受注管理画面から該当するお客様の売り上げ金額をコピペすることになりますので、操作に自信のない方は無理にこの方法を実践しないで下さい。(間違って送ると大変な箇所ですので)

 

さいごに

どのような受注メールを用意するか。それはネットショップで必要な他の業務に比べれば小さな問題かもしれません。

ですがこのような小さな箇所に気を配ることが他店との差別化にもつながりますし、
細やかな心遣いをするクセがつけば、必ずそれが他の業務にも波及して全体に大きな効果をもたらします。

Kさん、今回はご質問をありがとうございました。これからもお互いよりよいショップづくりを目指して頑張っていきましょう。







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